Privaatsuspoliitika

OÜ Torni Hosteli isikuandmete töötlemise kord

1. Üldsätted

1.1. Isikuandmete (vastutav) töötleja käesoleva korra mõistes on OÜ Torni Hostel (edaspidi: hostel), reg-kood 11136278; aadress Fr. R. Kreutzwaldi 52, 51006 Tartu linn; e-post roland@rohemucampus.ee.

1.2. Hostel töötleb isikuandmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seaduse ja teiste kohalduvate õigusaktidega.

1.3. Hostel lähtub isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduse § 6 sätestatud põhimõtetest.

1.4. Hostel kinnitab, et hosteli töötajad, kes tööülesannete tõttu puutuvad kokku isikuandmetega ja töötlevad neid,

1.4.1. on käesoleva korraga tutvunud;

1.4.2.  hoiavad neile tööülesannete käigus teatavaks saanud isikuandmeid sisaldavat või isikuid puudutavad informatsiooni konfidentsiaalsena.

2. Korras kasutatavad mõisted

Isikuandmed on tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku andmed, sõltumata sellest, millisel

kujul või vormis need on esitatud.

Eraelulised isikuandmed on isikuandmed, millele juurdepääsu võimaldamine võib oluliselt

kahjustada füüsilise isiku eraelu puutumatust.

Andmesubjekt on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.

Isikuandmete töötlemine on isikuandmetega mistahes tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu

võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete

kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine,

või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja vahenditest.

Vastutav töötleja on töötaja, kes määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.

Volitatud töötleja on isik, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel. Volitatud töötleja on tavaliselt ettevõtteväline kolmas isik.

3. Kliendi isikuandmete töötlemise eesmärk ja toimingud

3.1. Isikuandmete töötlemise eesmärk on üürilepingu sõlmimine ja täitmine, sh lepingu ettevalmistamine ja sõlmimine, lepingust tulenevate õiguste realiseerimine ning lepingust tulenevate kohustuste täitmine.

3.2. Hostel küsib kliendilt ainult neid  isikuandmeid, mis on lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks vajalikud (ees- ja perekonnanimi, sugu, isikukood, sünniaeg, kodakondsus, telefoni nr, kodune aadress, e-posti aadress, õppeasutus, eriala ja kursus, IBAN konto nr, välisüliõpilaste, välistöötajate või väliskülaliste  puhul SWIFT (BIC), panga- ja kontoomaniku andmed).

3.3. Isikuandmeid töödeldakse järgnevate toimingute läbiviimiseks:

3.4. Juurdepääs isikuandmete töötlemiseks ja muutmiseks on ainult hosteli töötajatel, kellele on see tööks vajalik. Hosteli klientide isikuandmeid käsitletakse konfidentsiaalse informatsioonina.

3.5. Hostel säilitab kliendi isikuandmeid nii kaua, kui see on hosteli hinnangul vajalik eesmärkide täitmiseks/saavutamiseks või nagu on seaduses sätestatud.

3.6. Hostel ei väljasta isikuandmeid kolmandale isikule ilma kliendi nõusolekuta, v.a juhul, kui kohustus tuleneb seadusest.

4.  Isikuandmete töötlemine töökohale värbamise ja kandideerimise protsessis

4.1.  Hostel töötleb värbamise ja kandideerimise protsessis kandideerijate isikuandmeid ning

neid säilitatakse üks aasta.

4.2. Tööle kandideerija isikuandmed on järgmised: kandidaadi identifitseerimist võimaldavad andmed (ees- ja perekonnanimi, sünniaeg, isikukood); kandidaadi kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber, kodune aadress); ametikohale sobivuse hindamiseks vajalikud kandidaadi andmed (haridus, kvalifikatsioon, töökogemus); kodakondsuse andmed; välismaalaste puhul Eestis elamise ja töötamise õigust kinnitavad andmed.

4.3. Valituks osutunud kandidaadiga võetakse ühendust töölepingu sõlmimise eesmärgil.

4.4. Kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele ega asjasse mittepuutuvatele isikutele.

5. Töölepingu sõlmimise käigus töödeldavad isikuandmed

5.1. Töölepingu sõlmimiseks vajalikud andmed on sätestatud Töölepingu seaduses.

6. Töösuhte käigus töödeldavad isikuandmed

6.1. Hostelil on õigus küsida töötajalt isikuandmeid sisaldavaid dokumente järgmistel

juhtudel:

6.1.1. töötaja muudab oma nime (avaldus taasesitamist võimaldavas vormis);

6.1.2. töötaja soovib minna lapsehoolduspuhkusele või kasutab esmakordselt alaealise lapsega

seotud eriliigilist puhkust (avaldus taasesitamist võimaldavas vormis, mis sisaldab lapse ees- ja

perekonnanime ning isikukoodi);

6.1.3. Töötervishoiuga seotud dokumendid.

Töötaja vabatahtlikkuse alusel töödeldavad andmed:

6.1.4. alaealiste laste andmed eriliigiliste puhkuste vormistamisel;

6.1.5. osalist töövõime kaotust tõendav dokument, kui töötaja soovib kasutada seadusest

tulenevaid täiendavaid hüvesid;

6.1.6. töötaja kontaktisiku telefoninumber, nt tööõnnetuse korral;

6.2. Hostel võib töötaja isikuandmeid edastada kolmandale poolele tulenevalt seadusest.

6.3. Isikuandmete töötlemiseks on isikuandmetele ligipääs isikutel, kellel on töölepingu või lepingujärgne kohustus isikuandmeid töödelda.

6.3.1. Hostel võib kasutada isikuandmete töötlemiseks volitatud töötlejaid ja tagab, et volitatud töötlejad töötlevad isikuandmeid hosteli juhiste kohaselt, rakendades asjakohaseid turvameetmeid.

7. Fotode kasutamine

7.1. Hostel võib jäädvustada ning avaldada oma fotosid kodulehe pildigaleriis või hosteliga seotud sotsiaalmeedias.

7.2. Kõik muu jäädvustamine foto või video teel, mille iseloom ei ole avalik või avalikkusele suunatud, sealhulgas jäädvustatud materjali kasutamise eesmärk, tuleb eelnevalt osalejate vahel kokku leppida ning ühegi osaleja kujutist ei tohi ilma nõusolekuta jagada.

7.3. Hosteli töötajad ei jaga fotosid, video- või helisalvestisi hosteli klientidest ja külalistest.

8. Valvekaamerate kasutamine

8.1. Isikuid teavitatakse valvekaamerate kasutamisest siltidega hosteli välisustel (kaamera pilt ja tekst „videovalve“).

8.2. Valvekaamerad on paigaldatud minimaalsuse põhimõttest lähtuvalt ning kogutud

andmeid kasutatakse ja töödeldakse ainult nende kogumise eesmärgist lähtuvalt. Hostelis valvekaamerate kasutamise eesmärk on vara kaitse ja turvalisuse tagamine.

8.3. Valvekaamerate reaalajas pilti jälgivad hosteli töötajad pisteliselt või reaalse ohu realiseerumisel.

8.4. Hostel edastab videosalvestisi kolmandatele isikutele (nt õiguskaitseorganid) üksnes ametliku nõudekirja ja/või seadusjärgse kohustuse korral.

8.5. Salvestisi säilitatakse vastavalt salvestussüsteemi võimekusele.

9. Andmesubjekti õigused

9.1. Andmesubjektil (klient, töötaja) on õigus tutvuda enda kohta kogutud isikuandmetega ning vajadusel nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist.

9.2. Kui andmete töötlemise aluseks on olnud nõusolek, on andmesubjektil õigus see igal ajal tagasi võtta. See ei mõjuta andmetöötlust enne nõusoleku tagasivõtmise hetke.

9.3. Andmekaitse kohta saab rohkem infot küsida aadressil roland@rohemucampus.ee.